Informacje dot. sytuacji na pograniczu czesko-polskim

CZECHY. Wdrożenie nowej dyrektywy o delegowaniu pracowników do Polski w praktyce.

Dyrektywa z 2018 r. (Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z dnia 28 czerwca 2018 r. zmieniająca dyrektywę 96/71/WE w sprawie delegowania pracowników w ramach świadczenia usług), której okres realizacji wygasł 30 lipca 2020 r., ma jeden główny cel: równe płace. Choć w dyrektywie uregulowane są również inne aspekty związane z delegowaniem pracownika do innego państwa członkowskiego UE, porównywalne wynagrodzenie za porównywalną pracę dla pracownika „krajowego”, jak i dla pracownika delegowanego, będzie miało istotny wpływ na decyzję pracodawcy, czy wysłanie pracownika za granicę się opłaca.

Warunki, które należy spełnić, aby delegować pracownika do innego kraju, zależą od tego, który kraj jest krajem przyjmującym (krajem, do którego pracownik jest delegowany). Poniższy artykuł zawiera informacje na temat delegowania tylko do niektórych krajów członkowskich UE, a mianowicie Austrii, Włoch, Polski i Słowacji.

Chociaż szczegółowe wymagania różnią się w poszczególnych krajach członkowskich, są one zasadniczo podobne i kopiują system ustanowiony przez UE. Pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania zasad dotyczących pracowników kierowanych do pracy na czas określony w innym kraju UE.

Powyższe zasady dotyczą pracodawcy, jeżeli firma ma podpisaną umowę z kontrahentami z innych krajów UE i pracownicy firmy muszą wyjechać do takiego kraju UE na określony czas w celu świadczenia usług lub jeśli pracownicy są delegowani do firmy, której właścicielem jest pracodawca w innym kraju UE. Stosunek pracy istnieje wówczas pomiędzy pracodawcą a delegowanym pracownikiem. To samo dotyczy agencji dostarczających pracowników tymczasowych do innego kraju UE.

Po pierwsze, ważne jest ustalenie, czy pracownik jest delegowany na okres krótkoterminowy, czy długoterminowy (odgrywa to kluczową rolę w określeniu, który zestaw przepisów kraju przyjmującego będzie miał zastosowanie w danej sytuacji). Jeśli delegowanie trwa krócej niż 12 miesięcy, delegowanie jest klasyfikowane jako krótkoterminowe, delegowanie dłuższe niż 12 miesięcy (lub 18 miesięcy, jeśli pracodawca prześle uzasadnione powiadomienie do kraju przyjmującego) jest klasyfikowane jako długoterminowe. W zasadzie można powiedzieć, że zasady i warunki delegowania długoterminowego są nieco „ostrzejsze” dla delegowanych pracowników, chociaż może się to różnić w zależności od kraju.

Zasadniczo pracownicy delegowani mają takie same podstawowe warunki pracy i prawa jak pracownicy w kraju przyjmującym i muszą podlegać warunkom pracy w kraju przyjmującym, jeśli warunki te są korzystniejsze niż w ich kraju ojczystym. Warunki te obejmują warunki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, maksymalnego czasu pracy, dodatków lub zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania w kraju przyjmującym, minimalnych okresów odpoczynku lub zasad zapobiegania dyskryminacji.

Ważne jest również, aby delegowany pracownik był chroniony przez system socjalny swojego kraju. Pracodawca może być zobowiązany do wystąpienia o zatwierdzenie A1 i poinformowania właściwego organu kraju przyjmującego o krajowym systemie zabezpieczenia społecznego, który ma zastosowanie do pracownika delegowanego. Jeśli pracownik jest delegowany do kilku krajów UE, nie ma konieczności ubiegania się o zaświadczenie A1 na każdy wyjazd służbowy. Zamiast tego certyfikat długoterminowy A1 może być używany przez okres do dwóch lat w przypadku oddelegowania do wielu krajów, tj. jednoczesnej pracy w kilku krajach członkowskich UE w rozumieniu art. 13 rozporządzenia UE nr 883/2004.

Jeśli pracodawca chce ubiegać się o takie zaświadczenie A1, musi złożyć następujące dokumenty:

1. Pełnomocnictwo dla pracodawcy;
2. Pełnomocnictwa dla pracowników;
3. Umowa o pracę;
4. Instrukcje dotyczące podróży masowych dla pracownika oddelegowanego.

Skupimy się teraz na szczegółowych wymaganiach dotyczących delegowania do poszczególnych państw członkowskich UE:

Polska

1. Zawiadomienie o wysłaniu

Zgłoszenie delegowania pracownika do Polski składa się w Państwowej Inspekcji Pracy i można je złożyć osobiście, pocztą lub przez Internet za pomocą formularza dostępnego na oficjalnej stronie rządowej >>>  tutaj.

Zgłoszenie musi być złożone nie później niż w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika delegowanego na terytorium Polski.

W przypadku jakichkolwiek zmian w zgłaszanych informacjach konieczne jest poinformowanie Państwowej Inspekcji Pracy, która jest również dostępna poprzez formularz online pod adresem >>>  tutaj.

Pracodawca musi również wyznaczyć osobę odpowiedzialną za komunikację między pracodawcą delegującym pracownika a Państwową Inspekcją Pracy, która będzie przebywać w Polsce na czas delegowania. Na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy pracodawca musi również udzielić informacji o osobie, którą pracodawca upoważnił do wysłania pracownika na terytorium Polski do reprezentowania tego pracodawcy podczas kontroli przeprowadzanych przez inspektorat (imię i nazwisko, adres miejsca numer telefonu zamieszkania i służbowego oraz adres e-mail).

1. Dokumenty, które muszą być dostępne podczas pracy w Polsce

Na czas delegowania pracownika do Polski (oraz przez 2 lata po jego zakończeniu) pracodawca musi przechowywać dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika w formie papierowej lub elektronicznej. Dokumenty te obejmują np.:

• Kopię umowy o pracę pracownika delegowanego na terytorium Polski lub inny równoważny dokument potwierdzający warunki zatrudnienia w ramach stosunku pracy,
• Dokumenty – oryginały lub kopie – o czasie pracy pracownika delegowanego na terytorium Polski, w których stwierdza się, kiedy praca została rozpoczęta i zakończona oraz ile godzin dana osoba przepracowała w danym dniu,
• Dokumenty – oryginały lub kopie – wskazujące wysokość wynagrodzenia pracownika delegowanego na terytorium Polski, tak aby możliwe było łatwe ustalenie poszczególnych składników tego wynagrodzenia, wraz z wysokością dokonanych potrąceń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dokument o wypłacie tego wynagrodzenia pracownikowi.

Dokumenty te nie muszą być przechowywane w miejscu pracy oddelegowanego pracownika. Muszą być jednak przechowywane w Polsce w miejscu wskazanym w oświadczeniu o delegowaniu pracownika na terytorium Polski.

Dokumenty te muszą być następnie dostarczone na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania takiego wezwania, jeżeli wniosek jest złożony w momencie delegowania na terytorium Polski, lub w ciągu 15 dni roboczych, jeżeli żądanie zostanie złożone w ciągu 2 lat od jej ustania.

W zakresie tłumaczeń zlecenie Państwowego Urzędu Inspekcji Pracy może objąć również tłumaczenie tych dokumentów na język polski.

1. Minimalne wynagrodzenie, godziny pracy itp.

W przypadku delegowania długoterminowego (rozumianego jako okres dłuższy niż 12 miesięcy) pracownik musi być traktowany na takich samych zasadach jak pracownik zatrudniony przez polskiego pracodawcę w zakresie warunków pracy (z wyjątkiem emerytury, zakazu konkurencji oraz zawierania i rozwiązywania umów o pracę), zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego.

Jeśli chodzi o płacę minimalną, pracodawca nie może wypłacić delegowanemu pracownikowi wynagrodzenia niższego niż minimalne wynagrodzenie za pracę w pełnym wymiarze czasu pracy w Polsce, które wynosi 3490,- zł brutto. Ponadto nie można odmówić pracownikowi wynagrodzenia dodatkowego, które obejmuje wynagrodzenie za pracę w porze nocnej (20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za 8-godzinny okres między godziną 21:00 a 7:00) oraz wynagrodzenie za godziny nadliczbowe ( 50% wynagrodzenia należnego pracownikowi za pracę w godzinach nadliczbowych w dni będące dla pracownika oraz 100% za pracę w godzinach nadliczbowych w porze nocnej, w święta i dni wolne od pracy). dniami pracy zgodnie z jego rozkładem czasu pracy

Standardowy czas pracy w Polsce to 8 godzin dziennie i 40 godzin tygodniowo. Przekroczenie godzin pracy jest uważane za nadgodziny i należy je odpowiednio zrekompensować.

Dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych obowiązuje również w dni wolne od pracy, którymi są święta:

• 1 stycznia (Nowy Rok)
• 6 stycznia (Objawienie Pańskie)
• pierwszy i drugi dzień Wielkanocy • 1 maja (dzień majowy)
• 3 maja (Święto Konstytucji)
• Niedziela Zesłania Ducha Świętego • Boże Ciało
• 15 sierpnia (Wniebowzięcie Marii Panny)
• 1 listopada (Wszystkich Świętych)
• 11 listopada (Dzień Niepodległości)
• 25 i 26 grudnia

Jeśli chodzi o okres odpoczynku, minimalny dobowy odpoczynek ustala się na 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku. Ten czas może ulec skróceniu:

• dla pracowników, którzy w imieniu pracodawcy kierują zakładem, tj. sami nim kierują, oraz dla ich przedstawicieli lub pracowników wchodzących w skład organu kolegialnego kierującego zakładem,
• dla głównego księgowego,
• gdy konieczne jest podjęcie działań ratowniczych w celu ochrony życia lub zdrowia, mienia lub środowiska lub usunięcia awarii.

Jednak pracownicy, którym przysługuje skrócony minimalny odpoczynek dobowy, mają prawo do odpowiedniego okresu odpoczynku.

Odpoczynek tygodniowy wynosi 35 godzin nieprzerwanie każdego tygodnia i powinien przypadać w niedzielę. Odpoczynek tygodniowy powinien przypadać w niedzielę i rozpoczynać się o godzinie 6.00 tego dnia, chyba że u danego pracodawcy ustalono inny czas. Jeżeli praca jest dozwolona w niedzielę, tygodniowy odpoczynek może przypadać w inny dzień niż niedziela. Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy pracownika wynosi co najmniej 6 godzin, pracownikowi przysługuje przerwa trwająca co najmniej 15 minut, wliczana do czasu pracy.

Pracodawcy muszą prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników. W celu prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą należy przechowywać dokumentację, która powinna być udostępniana pracownikom na żądanie.

1. d. Egzekucja i kary

Państwowa Inspekcja Pracy może przeprowadzać kontrole delegowania pracowników na terytorium Polski, zarówno doraźne w czasie pobytu delegowanych pracowników w Polsce, jak i po delegowaniu, kiedy kontrolę można przeprowadzić do dwóch lat po wysłaniu.

Za niezłożenie zawiadomienia o delegowaniu w dniu rozpoczęcia delegowania Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć grzywnę w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł.

Każde inne naruszenie zasad delegowania pracowników do Polski – na przykład niezłożenie wymaganych dokumentów lub niezapewnienie wymaganych warunków pracy – może zostać ukarane grzywną przez Państwową Inspekcję Pracy. Wysokość grzywny wynosi od 1000 zł do 30 000 zł.

JUDr. Thomas Britz, doc. sędzia,

prawnik Partner stowarzyszony

 Rödl & Partner

Platnéřská 2 110 00 Praga 1

Telefon: +420 236 163 111

e-mail: thomas.britz@roedl.com

© EPRAO.CZ – Zbiór praw, orzecznictwo, prawo | www.epravo.cz

JUDr. Thomas Britz, Ass. jur.(Rödl & Partner)

3. 1. 2023